Jumbo Supermarkten

Al vele jaren maakt Jumbo Supermarkten gebruik van F19 Software om het Jaarverslag en de Jaarrekening ‘digital first’ te publiceren. Zowel voor de afdeling Finance als voor de afdeling Communicatie bracht deze aanpak veel voordelen. Gerrit van de Hoef, Manager Finance & Accounting: “De F19 Software deed wat het beloofde. Al in het eerste jaar realiseerde het team een flinke tijdsbesparing.”

Voorloper

Jumbo is een voorloper op het gebied van digital reporting. Sinds 2012 publiceert Jumbo het jaarverslag online en als pdf met behulp van F19 Software. Claire Trügg, manager Corporate communications & Sustainability: “We vinden het erg belangrijk dat we zo transparant mogelijk communiceren met al onze stakeholders. Niet alleen over financiële zaken, maar vooral ook over niet-financiële zaken. Jumbo werkt hard aan het verduurzamen van de bedrijfsvoering, en dat maken we graag inzichtelijk. Daarom kiezen we ook bewust voor een multichannel benadering:  Naast een hardcopy van het jaarverslag hebben we een website waarop al onze jaarverslagen en kerncijfers gebundeld worden, met daarop downloadbare pdf versies van die verslagen. Daarmee komen we tegemoet aan de wensen van zoveel mogelijk stakeholders.”

Een efficiëntere manier van werken

Werken met F19 Software betekende voor de afdeling Finance een nieuwe, maar vooral ook efficiëntere manier van werken. Van de Hoef: “Voorheen was het proces veel tijdrovender. Bij aanpassingen maakten we correcties op de pdf en gaven die door aan de vormgever. Die voerde ze door, waarna wij weer een pdf retour kregen om te controleren. Dit was een tijdrovend en bovendien ook een foutgevoelig proces. Nu we met F19 Software werken, kunnen we zelf eenvoudig alle tekst en cijfers aanpassen, direct in de bron en wanneer we maar willen. Voor alle cijfers in de tabellen hoeven we alleen een Excelbestand te synchroniseren. Vervolgens kunnen we ook zelf direct een preview van de pdf en de website genereren. Superhandig! Hierdoor konden we ook veel eerder dan we gewend waren al een mooi product voorleggen aan interne stakeholders zoals de Audit Committee en de directie.”

Sneller nieuwe verslagen

Trügg: “We kunnen nu zelf tot aan het allerlaatste moment wijzigingen doorvoeren. Dat we daarbij niet afhankelijk zijn van derden is heel fijn, want vaak is zo’n laatste fase vlak voor publicatie toch nog best hectisch. Maar wat ons ook is opgevallen is de tijdswinst die we nu boeken bij het realiseren van nieuwe verslagen en de verschillende taalversies. Doordat we templates en content kunnen hergebruiken zijn die veel sneller te realiseren dan voorheen.” Van de Hoef: “Ook bij Finance hebben we die ervaring. We kunnen nu een roll forward maken van de Jaarrekening en dat scheelt ons heel veel tijd.”

Online samenwerken

Het jaarverslag is een productie waarbij vaak vele verschillende disciplines samenwerken. Intern zijn dat meestal Finance, Communicatie en Sustainability professionals. Extern zijn dat co-makers zoals copywriters, designers en consultants. Ook bij Jumbo werken meerdere mensen vanuit een verschillende discipline samen.

Trügg: “Dat samenwerken gaat prima. Het werkt erg prettig dat het allemaal online kan. Ons communicatiebureau werkt ook al een aantal jaar met de F19 Software, en inmiddels zijn we een op elkaar ingespeeld team. Je merkt dat de mensen bij F19 veel ervaring hebben met corporate reporting. Dat alles maakt het maken van het jaarverslag niet alleen efficiënter, maar ook leuker.”

Bezoek de website