Havenbedrijf Rotterdam

Hoe Havenbedrijf Rotterdam online samenwerkte om hun geïntegreerd jaarverslag te publiceren

Havenbedrijf Rotterdam werkte voor de publicatie van het geïntegreerd jaarverslag 2020 voor het eerst samen met F19 Digital reporting. De bijzondere omstandigheden in 2020 en 2021 leidden er toe dat fysieke ontmoetingen van het projectteam niet mogelijk waren. Monique van den Heuvel, Manager Integrated Reporting: “Dankzij de online samenwerkingsmogelijkheden van F19 Software hebben wij geen enkele hinder ondervonden gedurende het hele project.”

Een bewezen product

In de voorgaande jaren publiceerde Havenbedrijf Rotterdam ook al zowel een webversie als een pdf versie van het jaarverslag. Dat werd echter gerealiseerd met een maatwerk oplossing. Van den Heuvel: “Wij liepen tegen diverse beperkingen van het maatwerk aan en de door ons gewenste aanpassingen waren vaak kostbaar. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een product dat zich al bewezen had, en waarvan we wisten dat het doorontwikkeld zou worden in de richting die wij ook voor ogen hebben: Met vooral focus op online communicatiemogelijkheden. Zo kwamen we uit bij F19 Digital Reporting.”

De meerwaarde van online

Van den Heuvel: “Wij merken dat weinig mensen nog een compleet jaarverslag lezen. Dat is ook logisch want jaarverslagen worden er niet kleiner op. Lezers gaan gericht op zoek naar informatie en daarvoor leent internet zich veel beter dan een pdf of een boekje. Bovendien kan informatie online veel levendiger gepresenteerd worden. Dat maakt de informatie veel interessanter. Maar natuurlijk verliezen we ook niet uit het oog dat voor veel mensen een downloadbare pdf versie nog steeds gewenst is. Daarom bieden we bezoekers op de website de mogelijkheid om zelf een pdf samen te stellen. En natuurlijk kun je het complete verslag als pdf downloaden.”

Meer efficiëncy

“Wat ons het meest is opgevallen bij het werken met de F19 Software is de gebruiksvriendelijkheid. Zelfs collega’s die geen ervaring hadden met online tooling kostte het geen enkele moeite om snel aan de slag te gaan. We realiseerden ook al snel veel meer efficiency. Doordat Word- en Excelfiles geïmporteerd kunnen worden is er veel minder foutgevoelig knip- en plakwerk nodig. In de opmaak is minder sprake van handwerk en inhoudelijke correcties kunnen we zelf eenvoudig doorvoeren. Daardoor waren we reeds in november in staat om een opgemaakte versie op te leveren aan de stuurgroep. Dat was een hele nieuwe ervaring voor ons.”

Tevreden over het eindresultaat

Over het eindresultaat is Van den Heuvel dik tevreden: “Van zowel de directie als de aandeelhouders hebben we zeer positieve reacties gehad. En ook het proces liep voorspoedig. We hadden wekelijks contact met F19 Studio en onze vragen werden snel opgepakt. Eigenlijk best bijzonder als je je realiseert dat we elkaar tot nu toe alleen nog maar online hebben ontmoet.”

Bezoek de website

Wij gebruiken cookies

F19, en derde partijen, maken op onze website gebruik van twee soorten cookies. Het betreft functionele cookies om ervoor te zorgen dat de website goed werkt en privacy vriendelijk ingestelde analytische cookies om de bezoekersaantallen op de site te kunnen meten. Er worden geen andersoortige cookies gebruikt, ook niet voor andere dan hierboven genoemde doeleinden.

Lees meer over het gebruik van cookies in onze Privacyverklaring

accepteer
weiger