In december 2019 kondigde de European Securities and Markets Authority (ESMA) een belangrijke maatregel aan voor beursgenoteerde ondernemingen: zij zijn vanaf 1 januari 2020 verplicht het jaarverslag digitaal openbaar te maken. Later is deze deadline uitgesteld naar 1 januari 2021.

Dit betekent dat in 2021 bedrijven hun jaarverslag moeten opstellen conform de ESEF-vereisten: Als een InlineXBRL document conform de ESEF-vereisten en taxonomie.

Wat betekent dit en waar moeten bedrijven op letten? In dit artikel geef ik drie tips voor een succesvolle ESEF-implementatie.

Maar eerst, wat is ESEF en wat is InlineXBRL?

ESEF

ESEF staat voor European Single Electronic Format. Dat is een nieuw verplicht digitaal formaat voor jaarverslagen. ESEF maakt jaarverslagen toegankelijker en faciliteert de analyse en vergelijkbaarheid van jaarverslagen.

Inline XBRL

Om aan ESEF te voldoen moeten jaarverslagen opgesteld worden in InlineXBRL, vaak afgekort tot iXBRL. Dat is een combinatie van:

• HTML (HyperText Markup Language), de taal waarmee webpagina’s gebouwd worden
• XBRL (eXtensible Business Reporting Language), een soort digitale streepjescode waarmee financiële gegevens aan de hand van een taxonomie ‘getagd’ worden. De ESEF taxonomie  is gebaseerd op de IFRS taxonomie en door ESMA voorzien van enkele uitbreidingen.

Wat moet er gebeuren?

Om een ESEF jaarverslag te realiseren is het volgende noodzakelijk:

1. Het jaarverslag dient als XHTML document gepubliceerd te worden. Het begrip ‘Inline’ in ‘InlineXBRL’ refereert hieraan.
2. Onderdelen van de financiële informatie in het jaarverslag dienen getagd te worden. Het begrip ‘XBRL’ in ‘InlineXBRL’ refereert hieraan.

Op deze manier ontstaat een digitaal jaarverslag dat zowel ‘human readable’ als ‘machine readable’ is. ‘Human readable’ omdat de verschijningsvorm leesbaar en opgemaakt is. Het document kan worden bekeken in een browser. ‘Machine readable’ omdat met speciale software de voor mensen onleesbare XBRL informatie ingelezen kan worden zodat mogelijkheden voor analyse en vergelijking ontstaan.

Wat is de impact van ESEF voor organisaties?

Organisaties moeten hun jaarverslagproces herzien om aan ESEF te voldoen. Vanaf het verslagjaar 2020 is het namelijk niet meer mogelijk om het jaarverslag in PDF formaat te deponeren bij de AFM. Dit mag uitsluitend nog gebeuren in iXBRL-formaat.

Op korte termijn zijn de gevolgen hiervan te overzien. Tot 1 januari 2022 moeten in eerste instantie alleen de primaire geconsolideerde overzichten in de IFRS jaarrekening worden getagd. Na deze datum moet je ook de toelichtingen taggen.

Vanaf het verslagjaar 2023 zijn alle grote bedrijven ook verplicht om hun gerapporteerde duurzaamheidsinformatie te 'taggen' in overeenstemming met de ESEF-verordening.

Tip 1: Begin op tijd

Het jaarverslag 2021 is het eerste jaarverslag dat als iXBRL-document bij de nationale financiële autoriteiten moet worden ingediend. Dus begin op tijd met je voorbereidingen. Kies een software aanbieder die voldoet aan jouw wensen en doe een 'dry run'. Sommige autoriteiten bieden de mogelijkheid om iXBRL bestanden te testen. Als je dit doet, kom je niet voor onnodige verrassingen te staan.

Tip 2: Hou het simpel

Het implementeren van ESEF heeft invloed op je workflow. In het begin besteed je het grootste deel van je tijd aan het correct taggen van financiële gegevens. De technische realisatie van iXBRL kost echter ook tijd. Werk daarom samen met een specialist die je kan adviseren over taggen en die weet hoe je de impact op je proces kan minimaliseren. 

Zo voorkom je dat de ESEF-eisen een te grote belasting voor je organisatie worden.

Tip 3: Profiteer van een 'digital first' aanpak

Er zijn twee soorten oplossingen om een jaarrekeningen in een iXBRL publicatie te veranderen:

Pdf first

In de 'pdf first' aanpak creëer je eerst een pdf van je jaarrekening op de traditionele manier. Vervolgens wordt de pdf geconverteerd naar HTML. Deze HTML versie wordt getagd.

Digital first

In de 'digital first' aanpak creëer je meteen een HTML versie van je jaarrekening. Deze HTML versie wordt getagd.

De 'digital first' aanpak heeft als twee belangrijkste voordelen:

1. Je behoudt ontwerp en hyperlinks
   Ontwerpelementen en hyperlinks gaan vaak verloren bij het converteren van pdf naar HTML. Dat is jammer omdat het iXBRL document vaker geraadpleegd zal worden. Het zal o.a. door de nationale financiële autoriteiten ter beschikking worden gesteld. Stakeholders kunnen een teleurstellende ervaring hebben.
2. Je betrekt je stakeholders
   Als je werkt met een software oplossing die voorziet in een multichannel 'digital first' aanpak kun je je jaarverslag in meer formaten publiceren dan alleen iXBRL: Je kan tegelijk publiceren naar iXBRL, pdf en naar een responsive website. Dit betekent dat je als bedrijf niet alleen aan je verplichtingen voldoet, maar je bereikt ook een breder publiek voor je jaarverslag.